5.3 案卷编目

5.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：

1 卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

3 成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定：

1 卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规范附录C的要求。

2 序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。

3 责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4 文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

5 文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“【】”符号。

6 日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

7 页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。

8 备注应填写需要说明的问题。

5.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定：

1 卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本规范附录D的要求；

2 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明3立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定：

1 案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合本规范附录E的要求。

2 案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

3 档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

4 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

5 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7 保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。

8 密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。

5.3.5 编写案卷题名，应符合下列规定：

1 建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容；

2 道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；

3 地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容；

4 卷内文件概要应符合本规范附录A、附录B中所列案卷内容（标题）的要求；

5 外文资料的题名及主要内容应译成中文。

5.3.6 案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写；式样宜符合本规范附录F的规定。

5.3.7 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。

条文说明

5.3.2 卷内目录中，日期应按下列方式编写：“年”用四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数字表示，如：2013年4月1日应填写为“20130401”。

5.3.3 卷内备考表的说明，主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明。

5.3.4 城建档案馆的分类号依据原建设部《城市建设档案分类大纲》（建办档【1993】103号）编写，一般为大类号加属类号。档号按现行国家标准《城市建设档案著录规范》GB/T50323编写。

案卷题名中“工程名称”一般包括工程项目名称、单位工程名称。

编制单位：工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位；勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位；监理文件的编制单位一般为监理单位；施工文件的编制单位一般为施工单位。

5.3.5 案卷题名编写过程中应注意以下几点：

1 建设单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称。

2 工程名称部分应编写其工程的正式名称，并根据工程项目实际情况增加时间特征、工程地址特征、工程性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。如“南京大学浦口校区22幢学生宿舍工程”中“浦口校区”是工程地址特征，以区别南京大学原主城校区。

一些住宅小区、公用建筑、商业建筑等可以省略工程建设单位，直接以地名机构批准的名称作为工程项目名称。

3 案卷题名的拟写应做到唯一性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册序号、图号等以示区别。如：

南京大学邵逸夫馆隐蔽工程验收记录之一
南京大学邵逸夫馆隐蔽工程验收记录之二
南京大学邵逸夫馆建筑竣工图（建竣1~建竣20）

南京大学邵逸夫馆建筑竣工图（建竣21~建竣40）

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